Verschiedene Druckerzeugnisse auf einem Schreibtisch

Wie moderne Drucktechnologie Ihrem Geschäft helfen kann

Beim modernen Drucken geht es mehr als nur darum, Seiten ein wenig schneller zu produzieren. Heute geht es im Druck darum mit der Cloud klüger zu arbeiten und Geld für Verbrauchsmaterialien zu sparen.
Dank Managed Print und Green Printing ist Ihr Unternehmen in der Lage, die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter mit dem Druck umgehen, sowie die Art und Weise, wie Sie dafür bezahlen, völlig zu ändern. Hier sind spezifische Beispiele für den Einstieg.

Managed Printing

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie diese Tonerkartusche in Ihren Bürolaserdrucker einlegen mussten? Und dann das letzte Mal, als Sie noch eine weitere Rechnung für genau diesen Toner gesehen haben und sich gefragt haben, wohin das führen soll? Dies ist nur ein Beispiel dafür, was ein Managed Print Service für Sie tun kann. Wenn Sie den Begriff noch nie gehört haben, dann denken Sie daran, dass es sich um eine weitere Entwicklung von Software-as-a-Service (SaaS) handelt, mit Ausnahme von „Printing-as-a-Service“ (PaaS). Die Funktionen variieren, aber melden Sie sich für einen solchen Dienst an. Sie können dann den für Ihre Umgebung geeigneten Drucker auswählen, eine Abonnementgebühr bezahlen und mit dem Drucken beginnen. Alles, was Sie liefern müssen, ist das Papier. Der Abonnement-Service kümmert sich um Tonerverbrauch, Druckerprobleme und all die anderen Kopfschmerzen. Außerdem werden die meisten Dienstleistungen diese drei zusätzlichen Vorteile bieten:

Druckbewertung: Die meisten Unternehmen haben keine Ahnung, was ihr Druckprozess wirklich ist – wer druckt, was druckt und wie viel gedruckt wird. Das liegt daran, dass die meisten Büros nicht nur aus zwei oder drei Standard-Bürodruckern pro Etage bestehen, sondern auch unzählige „Schattendrucker“ in Form von persönlichen Druckgeräten, die die Benutzer auf ihren Schreibtischen installiert haben. Das kann nicht nur die Tonerkosten, sondern auch die Kosten für Papier, Hardware und IT-Arbeitsstunden erheblich in die Höhe treiben. Achten Sie bei der Auswahl eines verwalteten Druckdienstes auf einen Drucker, der einen Spezialisten vor Ort sendet, um die Anzahl der installierten Drucker zu prüfen und zu untersuchen, wie sie verwendet werden. Dann wandeln Sie dieses Wissen in eine Empfehlung der richtigen Anzahl und Art von Druckern um, die Ihre Organisation wirklich benötigt.

Granulares Management: Verwaltete Druckdienste sollten sich stark auf das Management konzentrieren. Suchen Sie nach Diensten, die nicht nur die Konnektivität und den Druckerzustand verwalten, sondern auch die Kosten und die Verwendung überwachen. Einige können Details für die einzelnen Benutzer bereitstellen. Dadurch erhalten Sie nicht nur detaillierte Informationen darüber, wer am meisten und warum drucken möchte, sondern auch, wie viel das kostet. Sie können diese Informationen jedoch (zusammen mit dem, was Sie während der Druckprüfung gelernt haben) kontinuierlich anpassen und optimieren, ohne jemals mehr als Ihr Abonnement zu bezahlen.

Kostenkontrolle durch vereinfachtes Drucken: Der offensichtlichste Vorteil eines Managed Printing Services liegt in der vereinfachten Lebensdauer. All diese kleinen Kopfschmerzen, werden jetzt vom Dienstanbieter gehandhabt. Der Anbieter nutzt in der Regel fortschrittliche und proprietäre Management-Software, die diese Art der Kontrolle ermöglicht und gleichzeitig durch die Nutzung der Cloud eine externe Präsenz erhält. Aber die gleiche Technologie hat oft zusätzliche Vorteile, wobei in diesem Fall die Benutzer am ehesten in der Lage sind, auf jedem Drucker in Ihrem Abonnement zu drucken, egal wo sie sich im Internet befinden. Selbst für ein mittelgroßes Team von Außendienstmitarbeitern spart dies nicht nur Geld beim Faxen, sondern bietet zusätzliche Flexibilität, um Dokumente genau an die Person zu bringen, die sie erreichen müssen, schneller und zuverlässiger.

Verstärkte Sicherheit: Die Implementierung von Managed Printing bedeutet auch, die Sicherheit zu erhöhen, was beim vernetzten Drucken wichtig ist. Managed Printing kann bei der Authentifizierung und beim Identitätsmanagement sowie bei praktischen Sicherheitsfunktionen wie PIN-Codes oder IP-Filterung helfen.

Nachhaltiges Drucken

Nachhaltiges Drucken klingt wie ein Marketing-Schlagwort, das Ihrem Unternehmen kaum greifbaren Nutzen bringt. Aber in der Praxis hilft es nicht nur der Umwelt, sondern spart Ihnen auch viel Geld. Eine „grüne“ Drucklösung, die den meisten Unternehmen helfen würde, aber nicht sofort in den Sinn kommt, wenn Sie an umweltfreundliche Einrichtungen denken, ist ein Multifunktions- oder All-in-One-Drucker. Durch den Umstieg auf ein solches Gerät sparen Sie nicht nur Strom (ein Gerät gegenüber mindestens zwei, oft auch drei), sondern Sie sparen auch Platz und Verbrauchsmaterialien. Wenn Sie über einen verwalteten Druckdienst (wie oben beschrieben) zu einem solchen Gerät wechseln, erhalten Sie nicht nur die neueste Drucktechnologie, sondern auch die neueste grüne Technologie. Was die Drucker betrifft, so unterscheidet sich dies in zwei allgemeine Kategorien potenzieller Vorteile:

Toner- und Patronenreduzierung: Die meisten namhaften Druckerhersteller haben in den letzten Jahren neue Druckmaschinen entwickelt, die darauf abzielen, den Verbrauch von Toner und Tinte zu reduzieren sowie die Anzahl der gebrauchten Druckpatronen zu reduzieren oder gar zu eliminieren auf Deponien. Canon und Epson verfügen beide über umweltfreundlichere Druckerpatronen, während Brother, HP und Xerox über Patronen-Recycling-Programme verfügen, mit denen gebrauchte Patronen problemlos entsorgt werden können, um die Umwelt zu schonen.

Nutzen Sie intelligentere Software: Dies ist tatsächlich ein Nebeneffekt einer Cloud-optimierten Druckstrategie. Die meisten Managed Print-Anbieter werden diese Lösungen anbieten, aber Sie können sie auch selbst konfigurieren, wenn Sie IT-Chops haben. Es geht nur darum, die Geschäftsprozesse, die Drucker betreffen, auf so viel Software wie möglich abzubilden und nicht auf Papier. Müssen Sie diese Bestellung beispielsweise wirklich für die Buchhaltung drucken? Oder wäre es genauso effektiv, wenn nicht sogar effektiver, zuverlässiger und sicherer, wenn der Drucker einfach eine Datei generiert, die in einem Cloud-Speicherordner auftaucht, auf den die Buchhaltung zugreifen kann? Sie können sie dann einfach in der von ihnen verwendeten Software öffnen und den Geschäftsprozess von dort aus weiterführen. Diese Art der Verlagerung kann nicht nur Cloud-Speicher, sondern auch andere Anwendungen umfassen, einschließlich Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und sogar E-Mail- oder Online-Collaboration-Software, um nur einige zu nennen. Er kann Alterungstechnologien, insbesondere Faxen und Kopieren, vollständig eliminieren und Ihnen eine Schicht von sofortiger Organisation und Datensicherheit hinzufügen, die das Papier einfach nicht bieten kann. Es kann auch einfach und sicher mobile Geräte und Telearbeiter einschließen, was bei älteren Geräten normalerweise sehr schwierig ist.

Drucken ist vielleicht nicht mehr das große Thema im Bereich High Tech, aber das bedeutet nicht, dass die Kategorie nicht mehr innovativ ist. Wenn Sie immer noch riesige Drucker verwenden, um Druckartikel für Ihr Unternehmen selbst zu produzieren, dann ist es an der Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen, was heute verfügbar ist. Setzen Sie sich mit den Leuten in Ihrer Organisation, die Ihre Drucker am meisten benutzen, zusammen und finden sie heraus, warum und wie diese Geräte verwendet werden. Passen Sie das dann dem an, was Druckerhersteller heute in Verbindung mit Cloud-Services und SaaS-basierten Business-Apps anbieten. Auch zahlreiche Druckereien bieten entsprechende Kooperationen, die helfen Ihre Druckkosten zu senken. Sie sind vielleicht schockiert darüber, wie viel effizienter Ihr Unternehmen laufen kann, während Sie gleichzeitig viel Geld sparen.

Bildquelle: Pixabay.com

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